Es sorprendente como las comunicaciones se pueden ver afectadas por prácticas correctas o incorrectas, especialmente cuando hoy en día tenemos acceso a tantas herramientas para estar en contacto con los demás. Un correo de voz sin sentido, signos de puntuación incorrectos, poner copia a colegas en correos sin ninguna explicación e incluso poner algunas palabras en negritas o con diferentes fuentes, son algunos ejemplos de cómo estas prácticas incorrectas pueden afectar la colaboración en una empresa; lo que al final conduce a problemas como tiempo perdido, caídas en productividad, errores que se pueden evitar e inclusive perdidas en ventas y ganancias.
En Grandstream, diseñamos las herramientas que cualquier empresa necesita para sobresalir en el mundo de las comunicaciones, pero también queremos brindarle algunos tips para asegurarnos de que utilice todas estas herramientas y pueda explotar al máximo todo su potencial.
Tenga un plan y un propósito - En una reciente encuesta realizada en EEUU por Gallup1, el 70% de los trabajadores admiten no sentirse comprometidos con su entorno de trabajo. En un ambiente en donde los empleados están teniendo dificultades para sentirse comprometidos y motivados, tener una comunicación concisa y adecuada se vuelve algo esencial. Por ejemplo, si está a punto de iniciar una llamada con un colega o un cliente, tómese el tiempo para previamente escribir algunas notas con los puntos más importantes que desea comentar, esto ayudara a mantener una plática estructurada y con un mensaje preciso. Asegúrese de tener también a la mano un par de datos o referencias importantes que lo ayuden a conservar el hilo de la conversación sin tener esas pausas incómodas. Adicionalmente, si lo toman con la guardia baja y es enviado directamente a un buzón de voz, aproveche la oportunidad para dar una visión general y concisa del tema que quería tocar.
Usted es solo la mitad - Ser capaz de trasmitir correctamente el mensaje que queremos dar, es sin lugar a duda una habilidad importante que debemos practicar, pero eso es solamente la mitad del proceso de comunicación. Tal y como uno de los expertos en negociación a nivel mundial, William Ury, recomienda; “Al escuchar genuinamente, debemos escuchar no solo lo que se dice, sino lo que no se dice ... ... Hay que escuchar las emociones y los sentimientos subyacentes, las necesidades subyacentes, lo que esa persona realmente necesita o quiere”2. Escuchar lo que la otra persona tiene que decirnos, puede ofrecernos otro punto de vista dentro de un proyecto o estrategia que no habíamos considerado. Tomar notas de lo que los colegas y clientes le están diciendo, así como reiterarles que se está entendiendo lo que ellos comentan, lo llevará a tener mejores conversaciones.
Construya su propio estilo - La autenticidad en un parte muy importante en cualquier entorno de trabajo, pero lo es especialmente cuando estamos hablando con un colega o un cliente. Este concepto es particularmente esencial cuando nos comunicamos por correo electrónico, en donde la entonación e intención, pueden perderse fácilmente. A las personas les gusta conversar con otras personas, no con respuestas automatizadas o estereotipos excesivamente profesionales, utilizar un estilo un poco más casual al redactar correos o durante una conversación telefónica, ayudara a su contraparte a entender de mejor manera el mensaje que quiere darle, pero no solo eso, lo más importante es que se generará un ambiente de confianza, haciendo que sus clientes se sientan más cómodos con usted. Solo recuerde mantener el balance correcto entre lo casual y lo profesional, hay una delgada línea entre la autenticidad y las conductas que llegan a ser poco profesionales. Así de importante como es tener un estilo único, debe de recordar cuidar su puntuación, el exceso de palabras coloquiales, uso de diferentes fuentes y los emojis, al menos que sea apropiado.
Las herramientas correctas en una red de comunicaciones pueden ayudar a elevar la productividad y eficiencia en el ambiente de trabajo, sin embargo, es muy importante llevar a cabo mejores prácticas de comunicación, para así obtener el máximo potencial de estas herramientas. Esperamos que los tips anteriores puedan ayudarle a llevar sus comunicaciones empresariales a tener un mensaje claro, entendible y respetable.