A colaboração remota e as reuniões on-line se tornaram a maneira padrão de trabalhar para a maioria dos setores, como resultado da pandemia do Covid-19. Felizmente, a tecnologia de conferência online está disponível para ajudar as equipes a se unirem e trabalharem como se estivessem lá pessoalmente. No entanto, o processo de adaptação ao novo padrão de trabalho provou ser um desafio para algumas equipes, e é importante praticar estratégias que mantenham todos no caminho certo. Nesta postagem do blog, abordaremos as práticas recomendadas e os recursos da plataforma IPVideoTalk que podem manter suas reuniões on-line produtivas.
Participar ativamente com os participantes da reunião
As reuniões on-line estão cheias de possíveis distrações que podem chamar a atenção de seus participantes. Os membros da equipe podem revisar o progresso de seu time favorito, navegar nas mídias sociais ou assistir a um vídeo rápido em apenas alguns cliques. Ao longo de uma reunião, distrações como essa podem ocorrer entre todos os participantes e aumentam rapidamente, tornando-se um grande desperdício na produtividade da reunião. As etapas a seguir podem ajudar os membros da sua equipe a participar ativamente e a focar novamente na reunião em questão.
Crie uma agenda e retorne a ela com frequência
Uma agenda ajudará a organizar a reunião antes mesmo de começar e permitirá que os membros da equipe se preparem com antecedência adequada. Fazer referência à agenda no meio da reunião também reorienta os membros da equipe distraídos em um objetivo específico e os envolve na discussão ou apresentação. As agendas também podem ser criadas, compartilhadas, visualizadas e editadas à medida que a reunião avança, mantendo os principais desenvolvimentos atualizados e disponíveis para todos os participantes.
Faça mais perguntas
Mesmo pessoalmente, pode ser fácil para um colega perder o foco e deixar a mente vagar se não estiver participando ativamente. Isso é ainda mais verdadeiro ao realizar reuniões on-line. Fazer perguntas é uma estratégia importante para manter uma equipe focada e colaborar juntos e impulsionar a reunião em direção ao objetivo pretendido. Recursos da plataforma de reuniões, como perguntas e respostas, levante a mão e o bate-papo também podem ser aproveitados para ajudar nesse processo.
Forneça micro-rupturas.
É importante entender que, em uma reunião on-line, há muitas distrações disputando a atenção de um membro da equipe, e isso é bom. Ao contrário de uma reunião presencial, os participantes também se concentram constantemente em uma tela e fazem mais esforço do que o habitual para manter o foco e trabalhar juntos. Esses dois fatores se unem para criar um ambiente que é mais cansativo naturalmente. Fornecer intervalos de 2 a 5 minutos durante a reunião é uma boa solução para permitir que sua equipe se estique, descanse os olhos, encha a xícara de café e retorne à reunião se sentindo revigorada e pronta para seguir em frente.
Entenda as ferramentas da sua plataforma
As plataformas de reunião online são fornecidas com muitas ferramentas para ajudar a imitar uma experiência pessoal e, em alguns casos, esses recursos realizam tarefas que não podem ser realizadas fora de um espaço online. Para que sua reunião online seja produtiva, é importante que todos os membros da equipe estejam familiarizados com essas funções. Uma organização também deve escolher uma plataforma de reunião on-line que possua as características necessárias para que uma equipe se reúna e colabore de uma maneira que funcione para sua dinâmica específica.
Reserve um tempo para entender como sua equipe se reúne para trabalhar e se encontrar. Perguntas e respostas (perguntas e respostas), mãos levantadas e foco ativo no alto-falante são todos os recursos que podem ajudar um apresentador a fornecer informações de forma mais eficiente, permitindo que os ouvintes interajam de maneira ininterrupta. O compartilhamento de tela e documento, a edição do quadro branco e o bate-papo em grupo ou privado permitem que os usuários trabalhem de forma mais colaborativa e conveniente. Sua plataforma de reunião on-line deve ser capaz de suportar todos esses recursos e apresentá-los de uma maneira fácil de entender e usar.
Criar, compartilhar e editar materiais de reunião
A capacidade de criar e compartilhar documentos, apresentações e outros recursos visuais é uma clara vantagem e um dos principais fatores de produtividade durante as reuniões online. Os participantes podem conversar e debater enquanto trabalham juntos em um documento compartilhado. O recurso de quadro branco permite que os usuários criem imagens e notas em movimento para ajudar na discussão e no planejamento de um tópico. Além disso, os auxílios visuais podem ser compartilhados com um clique e exibidos na tela dos participantes, enquanto o apresentador pode chamar a atenção para os principais pontos.
O compartilhamento de tela pode ajudar os membros da equipe a contextualizar seus pontos de discussão, e o compartilhamento de arquivos pode permitir que os participantes visualizem ativamente o material de referência durante e após a reunião.
Com a colaboração on-line se tornando um novo padrão na maneira como trabalhamos, é importante tomar as medidas necessárias para manter suas reuniões produtivas. O envolvimento ativo dos participantes, a compreensão das ferramentas da sua plataforma e a utilização de materiais são as principais formas de atingir esse objetivo. Antes de fazer tudo isso, você deve primeiro escolher a plataforma de reunião on-line certa para sua equipe. Com quase 20 anos de experiência na criação de soluções para ajudar as empresas a serem bem-sucedidas, a Grandstream estabeleceu e desenvolveu o IPVideoTalk Meetings para ser um espaço de reunião on-line intuitivo, com recursos voltados para a colaboração e produtividade da equipe. Nenhum software para download, sem complementos, apenas colaboração eficaz.
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