A força de trabalho remota está no seu auge globalmente e permanecer conectado é essencial para uma organização produtiva, não importa se ela é grande ou pequena. As reuniões on-line são uma ótima maneira de se sentir conectado aos seus colegas de trabalho e colegas de equipe. Conhecer todos virtualmente é uma maneira eficiente de manter a normalidade fora do escritório. Neste blog, estamos detalhando as chaves para liderar uma reunião on-line com sucesso.
Envie convites com alertas de lembrete
Ao criar sua reunião, inclua um título claro e um plano de ação. Dessa forma, seus participantes podem preparar quaisquer perguntas ou comentários que possam ter sobre o conteúdo a ser discutido. Nos convites para a reunião, configure um lembrete de calendário para os participantes. Os alertas de lembrete ajudam sua equipe a cumprir o cronograma e a se preparar para sua reunião, de qualquer lugar. O IPVideoTalk da Grandstream permite que o organizador da reunião envie esses convites, personalize mensagens e defina lembretes automáticos para os participantes, todos da mesma plataforma.
Prepare com antecedência
Antes da reunião agendada, teste a plataforma para saber como organizar a sessão corretamente e se familiarizar com os controles. Quanto mais você entender a plataforma em que está trabalhando, mais suave será a sua reunião. O IPVideoTalk permite que os hosts alterem os apresentadores, removem um participante da sessão, gerenciem o recurso de bate-papo, compartilhem sua tela e muito mais. Outra parte importante da preparação para uma reunião bem-sucedida é praticar seus pontos de apresentação e discussão para garantir uma mensagem clara e concisa.
Independentemente do tamanho da sua empresa ou reunião, você deve sempre ter uma equipe para ajudá-lo a administrar a reunião. Antes de sua apresentação, peça a um colega que verifique seus pontos de fala e apresentação quanto a erros de ortografia e garanta uma mensagem consistente através dos olhos de outras pessoas. Ao fazer a apresentação, você pode atribuir outro membro da equipe para monitorar o recurso de bate-papo e resolver quaisquer perguntas ou comentários que possam vazar por ele.
Por fim, verifique se você possui uma fonte de alimentação de backup e se o computador ou outro dispositivo de conferência está totalmente carregado para não encontrar dificuldades técnicas inesperadas e evitáveis. Uma reunião tecnicamente fluida é menos estressante do que preocupante, especialmente para reuniões remotas onde o suporte técnico do seu escritório nem sempre está disponível.
Tener un espacio designado para su reunión
Independentemente de você organizar sua reunião em casa, em uma lanchonete ou no escritório, verifique se você tem um espaço designado para apresentar. Isso garantirá que você tenha um plano de fundo claro, um ambiente calmo e um espaço de trabalho confortável para ajudar você e seu público a se concentrarem no conteúdo da reunião.
Não se esqueça de acompanhar mais tarde
Assim como convites e lembretes, os emails de acompanhamento são igualmente importantes para uma experiência bem-sucedida da reunião geral. Certifique-se de incluir seus pontos de discussão e apresentação em seu e-mail de acompanhamento para que eles tenham as informações prontamente disponíveis e possam postar quaisquer perguntas pendentes e que talvez não tenham tido tempo para perguntar.
É fácil organizar reuniões on-line remotas quando você se prepara para o sucesso. Com a ajuda da plataforma IPVideoTalk Meetings da Grandstream, você está mais do que pronto para ficar em casa e continuar comunicando #StayHomeWithGS.
