Implementando redes de comunicação para escolas
Uma rede de comunicação é uma das peças de infraestrutura mais vitais para qualquer instituição educacional. Pais, professores, administração e, às vezes, até alunos confiam nessa rede para se manterem informados e produtivos. A grande diversidade de usuários em uma escola torna a rede mais complexa em comparação com outras. É importante criar uma estratégia de chamada recebida antes de implementar uma solução de comunicações unificadas para garantir que o processo seja fácil e otimizado para todos os envolvidos. Continue lendo para aprender 4 dicas que ajudarão você a criar uma estratégia de entrada perfeita para pais, funcionários e alunos.
1. Número de discagem interna direta
Um número de discagem interna direta (DID) é uma das melhores maneiras de ajudar a orientar o fluxo de chamadas de pais, escritórios distritais e outras instituições. Um DID é um número virtual que pode ser usado para atribuir um número direto a um funcionário ou grupo de chamadas. Essa é uma excelente maneira de fornecer uma linha direta para os seguintes usuários ou grupos de usuários:
- Administração escolar: os pais podem relatar ausências e se manter informados sobre os eventos da escola de maneira rápida e fácil
- Diretores: O escritório distrital e os funcionários da escola podem gastar menos tempo tentando se conectar com o diretor e mais tempo colaborando
- Conselheiros: fornece uma linha direta para estudantes que se sentem intimidados ou exigem orientação acadêmica
Em uma implementação centralizada que conecta um distrito escolar inteiro em uma rede, os DIDs também podem ser usados para fornecer a cada escola um número único.
2. Resposta interativa por voz (URA)
Quando as chamadas são recebidas através da linha principal de uma escola, uma URA pode ser usada para direcionar o fluxo dessas chamadas corretamente, sem a interação do pessoal ativo. Isso permite que a administração gaste menos tempo atendendo chamadas e mais tempo gerenciando as operações da escola ou do distrito. As chamadas neste exemplo podem ser roteadas para qualquer um dos ramais DID mencionados acima ou para outros departamentos da instituição que não exigem seu próprio DID, mas devem ser acessíveis por meio de chamadas externas. Uma URA também é uma maneira ideal de rotear rapidamente as chamadas do escritório central de um distrito escolar para qualquer uma das escolas da rede.
3. Padrões de chamadas de tráfego direto
Os padrões de chamada podem ser usados para determinar automaticamente se uma chamada é proveniente de uma fonte local, nacional ou internacional e direcionar a chamada de acordo. Dependendo da origem, essas chamadas podem ser roteadas para URAs, filas de chamadas ou ramais específicos dentro de uma escola. Por exemplo, um distrito escolar pode garantir que todas as chamadas do código de área local da sua comunidade sejam recebidas diretamente por uma recepcionista ao vivo ou enviadas para uma fila de chamadas de alta prioridade. As chamadas recebidas dos códigos de área locais geralmente são pais, empresas locais ou funcionários que garantem tempos de resposta mais rápidos.
4. Redes centralizadas com capacidade de failover
A rede de comunicação de um distrito geralmente é composta por várias escolas interconectadas por um único PBX IP. É uma boa prática centralizar as redes de um distrito para criar uma solução sem interrupções no sistema. Isso pode ser feito implementando IP PBXs separados em cada escola e conectando-os a um IP PBX central via link de tronco SIP. Uma vez feito isso, o IP PBX de cada escola terá uma rota de entrada adicional configurada para usar um único tronco SIP no caso de uma interrupção na rede primária.
DIDs, URAs, priorizando o tráfego com padrões de chamada e instalando redes centralizadas com capacidade de failover são métodos essenciais para apoiar a estratégia de chamada recebida de uma escola. Ao usar essas dicas corretamente, você pode criar uma rede de comunicações que ofereça suporte às operações de uma escola, torne a equipe mais produtiva e permita que pais, alunos e membros da comunidade entrem em contato com as pessoas certas, mais rapidamente.