La “batalla” entre tener el PBX IP en sitio o en la nube continúa, ¿cuál elegir? Cada una de estas opciones viene con sus propias características y beneficios, la clave está en entender cual puede ser mejor para las necesidades particulares de su empresa. Aunque parece que todo esta moviéndose hacia la nube, los PBX IP en la nube no siempre son la opción correcta para todos. Le ayudare a revisar los detalles de cada uno para conocer cual es la mejor opción para usted.
A todos nos gusta tener el control, ¿cierto? Al proveer a los usuarios de control absoluto sobre su solución de comunicaciones, los PBX IP en sitio ofrecen un mayor nivel de control, personalización y respuesta. Cuando se utiliza un servicio en la nube, el usuario no tiene control sobre el PBX IP, ya que todo es gestionado por el proveedor del servicio. Por ejemplo, tareas simples como agregar un usuario se pueden realizar de manera veloz, no hay necesidad de contactar al proveedor y esperar a que apliquen los cambios (normalmente con costos recurrentes adicionales). Con los PBX IP en sus premisas, lo usuarios también pueden generar integraciones con herramientas de software como CRMs para lograr una solución de comunicaciones unificadas completa. Con las opciones en la nube, integraciones más complicadas normalmente no son una opción viable o no se pueden personalizar lo suficiente para atacar las necesidades particulares de un negocio.
Sin embargo, un gran poder conlleva una gran responsabilidad, y en orden para poder alcanzar este nivel de control e integración, los PBX en sitio típicamente involucran a un equipo de TI o administrar del sistema para gestionar el mantenimiento, crecimiento, actualizaciones y mejoras. Si su negocio en una empresa que no quiere “meter las manos” con la tecnología, PBX en sitio puede que no sea la mejor opción y una alternativa en la nube le permitirá que la gestión sea llevada por el proveedor del servicio. Las opciones en la nube permiten que las organizaciones puedan activar nuevas funciones simplemente contactando al servicio técnico. Aunque esto involucra costos adicionales, es realizado sin la necesidad de invertir en un equipo de TI, algunas mejoras y modificaciones sencillas, normalmente se pueden realizar sin tanta complicación del lado del usuario.
Una de las mayores diferencias entre soluciones en la nube y en sitio, es e tipo de inversión económica que se tiene que realizar para implementar y operar estos sistemas. Los servicios en la nube normalmente no requieren de un equipo de TI ya que la mayor parte de la instalación y gestión es realizada por el proveedor, por lo tanto, las empresas generalmente tienen un costo inicial de propiedad bajo. Un servicio de este tipo es menos costoso en el corto plazo, debido a la poca inversión en equipo y costos de instalación. Sin embargo, con las tarifas mensuales por suscripciones y tarifas extra por más capacidades y características especiales, los PBX IP en la nube tienden a volverse más costosos con el paso del tiempo. Típicamente estos servicios son una gran opción para empresas pequeñas o start-upsque necesitan un despliegue muy rápido y no cuentan con el personal para gestionar un sistema en sus premisas.
Las soluciones en sitio conllevan una inversión inicial mayor, pero menores costos a lo largo de la vida del sistema. El costo por el hardware del PBX IP y los dispositivos asociados serán su gasto inicial, pero no habrá costos recurrentes que posteriormente tenga que pagar salvo las líneas telefónicas o troncales SIP. También puede encontrar opciones de equipamiento que no requieren costos de licenciamiento por funciones y también puede crecer el sistema sin tarifas adicionales, promoviendo ahorros en comparación con la nube. Una excelente opción para corporaciones y PyMEs con un equipo de TI dedicado para administrar la solución en sitio y permitir la fácil expansión, control e integraciones.
Es complicado que pase un día sin que leamos una nota sobre algún nuevo fraude o ciber-ataque, por lo que la seguridad se ha vuelto una prioridad. Las soluciones en sitio ofrecen mejor protección para sus comunicaciones, debido a que el control, monitoreo y seguridad permanecen bajo su control y en su propia red, en cambio, en los servicios en la nube la seguridad se pone en manos del proveedor del servicio.
El tamaño de la organización es uno de los principales criterios para definir entre los dos tipos de soluciones. Dependiendo de este factor, las necesidades en torno a características, costo y control varían. Los PBX IP en la nube normalmente son buenos para negocios pequeños quienes no cuentan con un departamento de TI o una persona disponible para administrar de manera inmediata, y cuando los costos recurrentes por usuario no se volverán una bola de nieve que termine siendo inmanejable. Para empresas con necesidades simples, las plataformas en la nube serán una buena opción, ya que no se requieren funciones avanzadas o integraciones. Mientras tanto, las empresas medianas y grandes generalmente buscan tener más control, más personalización y capacidades, lo que hace que los PBX en sitio sean una solución con ventajas.
Debido a la naturaleza de la tecnología VoIP, estamos sujetos a una red o conexión a Internet estable para mantener nuestros sistemas de comunicación operando. Los dos tipos de PBX IP ofrecen diferentes características de continuidad para garantizar los servicios. En la nube, si la conexión a Internet es interrumpida, lo mismo pasará con toda la telefonía, aunque las llamadas pueden ser direccionadas a buzón de voz o teléfonos celulares, gracias a que el proveedor de servicios mantiene los servicios activos de su lado. Ahora, si su proveedor de servicio está teniendo problemas, no le queda más que esperar a que el servicio vuelva a funcionar. Con una solución en sitio, usted tendrá múltiples opciones en caso de perdida de conexión a Internet. Primero, incorporar troncales digitales o analógicas a la PSTN le permitirá continuar haciendo y recibiendo llamadas, y para evadir problemas relacionados a hardware, usted puede incorporar una solución redundante o de alta disponibilidad.
- Ahorrar dinero a lo largo del tiempo con menos tarifas recurrentes y más funciones y personalización.
- PyMEs y corporaciones con los recursos técnicos suficientes para administrar el sistema, pueden aprovechar al máximo las características avanzadas e integraciones.
- Organizaciones en donde la continuidad del servicio sea de suma importancia, se puede desplegar una solución redundante o de alta disponibilidad.
- Cuando se esta buscando tener el control total sobre la seguridad, un PBX IP en sitio le permitirá gestionar, monitorear y controlar la seguridad del sistema.
- Integraciones con sistemas como CRMs, PMSs (Gestion de Hoteles), Call Centers, entre otros.
- Negocios que necesitan un costo inicial bajo.
- Cuando el despliegue de la solución necesita hacerse de manera muy rápida, el proveedor de servicio tomará la mayor parte de las tareas de configuración.
- Pequeños negocios o start-upsque no cuentan con disponibilidad inmediata de recursos de TI para administrar y mantener el sistema.
- Organizaciones que usan soluciones sin ningún grado de personalización o integraciones con terceros.
- Compañías que desean un mantenimiento muy simple. El proveedor se hará cargo de mantenimientos y actualizaciones.