Ha estado investigado y se ha decidido a instalar una solución de comunicaciones IP. Ya sea que lo esté haciendo para su propia empresa o que desee entrar en el negocio de la instalación, es fundamental realizar cualquier implementación tecnológica con un plan y estructura. Las complicaciones durante un despliegue casi siempre provienen de una falta de planeación y la omisión de detalles durante la etapa previa a la instalación. Ya sea su primera implementación o la milésima, seguir estos pasos de configuración le ayudarán a garantizar que cree la implementación perfecta desde el primer intento.
Paso 1: Identifique las Necesidades de la Empresa Según el Lugar de Trabajo
Comience por entender cómo la empresa se comunica y colabora. Por ejemplo, ¿con quién se comunican, con qué frecuencia se comunican y cómo trabajan juntos? Esto le ayudará a identificar el tamaño de la implementación y las necesidades de comunicación específicas y elegir el PBX IP, el servicio en la nube o la solución ideal. Los detalles como el volumen de llamadas, los requisitos de audioconferencia y videoconferencia, las transferencias frecuentes de llamadas y las capacidades del centro de llamadas (call center) lo ayudarán a decidir cuál es la PBX, en la nube o local, adecuada para el trabajo. Esto también ayudará a decidir cuáles son los terminales ideales que necesitará el negocio, sobre los cuales hablaremos más en el segundo paso.
Luego, aprenda sobre sus instalaciones, qué tan grande es, dónde trabajan los empleados desde dentro de las instalaciones y las posibles necesidades de seguridad. Por ejemplo, si la movilidad es un factor importante, se necesitarán puntos de acceso Wi-Fi para facilitar este tipo de espacio de trabajo. La seguridad es otro tema clave que surgirá de esto. Para un edificio que necesita restringir el acceso a ciertas áreas, los sistemas de acceso a las instalaciones son un dispositivo ideal para la implementación. Como otro ejemplo, la empresa puede necesitar la capacidad de hacer anuncios públicos, lo que requiere intercomunicadores IP o altavoces.
Paso 2: Desarrollar los Requerimientos del Usuario
Una vez que haya recibido suficiente información sobre cómo se comunica la empresa y ha analizado sus instalaciones, aproveche eso desarrollando de manera más específica los requerimientos de cada tipo de usuario. Primero, separe a los usuarios en categorías distintas y comience a estructurar los requisitos de comunicación de cada categoría. Por ejemplo, un almacén de distribución puede tener categorías de personal de ventas, recepción y piso. Los requisitos para cada grupo de usuarios pueden tener un aspecto parecido a este:
Ventas: Principalmente en sus escritorios, volumen de llamadas moderado (2-3 llamadas a la vez), BLF y funcionalidad de marcación rápida, transferencia, audioconferencia, retención, compatibilidad con auriculares, guías telefónicas grandes, audio en HD, requisitos de videoconferencia por separado.
Recepción: Terminal de escritorio con capacidad para manejar un alto volumen de llamadas (hasta 8 llamadas a la vez), módulo de extensión, BLF y funcionalidad de marcación rápida, transferencia (atendida), retención, compatibilidad con auriculares, agenda grande, audio HD, compatibilidad con aplicaciones CTI.
Personal de Piso o Almacén: Terminales móviles, DECT o Wi-Fi, push-to-talk, clip para cinturón, volumen bajo de llamadas simultáneas (1 o 2 llamadas a la vez), funciones básicas de manejo de llamadas, botón de pánico, audio de alta definición.
Paso 3: Elija los Dispositivos que Cumplan con los Requerimientos del Negocio, Instalación y Usuario
Nuestro último paso es recopilar las necesidades comerciales, las notas de las instalaciones y los requisitos del usuario, y construir una solución de terminales y hardware. En general, consideramos que es mejor comenzar basando la elección de dispositivos en las necesidades de comunicación de la empresa, antes de elegir los terminales pensando solamente en los usuarios. Esas necesidades, tomando en cuenta las instalaciones y el negocio, lo ayudarán a crear una estructura inicial para que los dispositivos de los usuarios no solo cumplan con los requisitos del tipo de perfil, sino que también aprovechen las características de mayor colaboración, seguridad y movilidad para la empresa. Finalmente, considerando todos estos puntos, seleccione cuidadosamente cada categoría de usuario y proponga dos dispositivos, cada uno que cumpla o exceda todos los requisitos.
Recopilar y trabajar con todos estos detalles puede requerir paciencia adicional, pero disminuirá drásticamente el tiempo que toma implementar la solución por completo al mismo tiempo que aumenta la satisfacción y la vida útil de la solución en sí. Al seguir estos pasos, le aseguramos que estará bien encaminado hacia una implementación exitosa.