La colaboración remota y las reuniones en línea se han convertido en la forma estándar de trabajar para la mayoría de las industrias como resultado de la pandemia de Covid-19. Afortunadamente, la tecnología de conferencias en línea está disponible para ayudar a los equipos a unirse y trabajar juntos como si estuvieran allí en persona. Sin embargo, la el proceso de adaptarse al nuevo estándar de trabajo ha demostrado ser un desafío para algunos equipos, y es importante practicar estrategias que mantengan a todos encaminados. En esta publicación de blog, cubriremos las mejores prácticas y las funciones de la plataforma IPVideoTalk que pueden mantener productivas sus reuniones en línea.
Participar Activamente con los Participantes de la Reunión
Las reuniones en línea están llenas de posibles distracciones que pueden desviar la atención de sus participantes. Los miembros del equipo pueden revisar el avance de su equipo deportivo favorito, navegar por redes sociales o ver un video rápido con solo unos pocos clics. En el transcurso de una reunión, pueden ocurrir distracciones como esta entre todos los participantes y sumar rápidamente para ser un gran drenaje en la productividad de la reunión. Los siguientes pasos pueden ayudar a los miembros de su equipo a participar activamente y reenfocarse en la reunión en cuestión.
Crea una agenda y regrese a ella con frecuencia
Una agenda ayudará a organizar la reunión incluso antes de que comience y permitirá a los miembros del equipo prepararse adecuadamente con anticipación. Hacer referencia a la agenda a mitad de la reunión también reenfoca a los miembros del equipo distraídos en un objetivo particular y los involucra en la discusión o presentación. Las agendas también se pueden crear, compartir, ver y editar a medida que avanza la reunión, manteniendo los desarrollos clave actualizados y disponibles para todos los participantes.
Haga más preguntas
Incluso en persona, puede ser fácil para un colega perder el enfoque y dejar que su mente divague si no está participando activamente. Esto es aún más cierto cuando se realizan reuniones en línea. Hacer preguntas es una estrategia importante para mantener un equipo enfocado y colaborando juntos y empujando la reunión hacia su objetivo previsto. Las funciones de la plataforma de reuniones, como preguntas y respuestas, levantar la mano y el chat, también se pueden aprovechar para ayudar con este proceso.
Proporcionar micro-descansos.
Es importante comprender que dentro de una reunión en línea hay muchas distracciones que compiten por la atención de un miembro del equipo, y eso está bien. A diferencia de una reunión cara a cara, los participantes también se centran constantemente en una pantalla y ejercen más esfuerzo de lo normal para mantenerse enfocados y trabajar juntos. Estos dos factores se unen para crear un entorno que es más fatigante de forma natural. Brindar descansos de 2 a 5 minutos a lo largo de la reunión es una buena solución para permitir que su equipo se estire, descanse los ojos, vuelva a llenar su taza de café y regrese a la reunión sintiéndose renovado y listo para continuar.
Comprenda las Herramientas de su Plataforma.
Las plataformas de reuniones en línea vienen con muchas herramientas para ayudar a imitar una experiencia en persona y, en algunos casos, estas características cumplen tareas que no se pueden hacer fuera de un espacio en línea. Para que su reunión en línea sea productiva, es importante que todos los miembros de un equipo estén familiarizados con estas funciones. Una organización también debe elegir una plataforma de reunión en línea que tenga las características necesarias para que un equipo se una y colabore de una manera que funcione para su dinámica particular.
Tómese el tiempo para comprender la forma en que su equipo se une para trabajar y reunirse. Las preguntas y respuestas (Q&A), la mano alzada y el enfoque del orador activo son todas características que pueden ayudar a un presentador a proporcionar información de manera más eficiente mientras permiten a los oyentes interactuar de una manera que no sea disruptiva. El uso compartido de pantalla y documentos, la edición de pizarra (whiteboard) y el chat grupal o privado, permiten a los usuarios trabajar de manera más práctica y colaborativa. Su plataforma de reuniones en línea debe ser capaz de admitir todas estas características y presentarlas de una manera fácil de entender y utilizar.
Crear, Compartir y Editar Materiales de Reunión
La capacidad de crear y compartir documentos, presentaciones y otros elementos visuales es una clara ventaja y un impulsor clave de la productividad durante las reuniones en línea. Los participantes pueden hablar y hacer una lluvia de ideas mientras trabajan juntos en un documento compartido. La función de pizarra permite a los usuarios crear imágenes y notas sobre la marcha para ayudar en la discusión y planificación de algún tema. Además, las ayudas visuales pueden compartirse con un clic y mostrarse en la pantalla de los participantes, mientras que el presentador puede llamar la atención sobre los puntos clave.
El uso compartido de la pantalla puede ayudar a los miembros del equipo a proporcionar contexto a sus puntos de discusión, y el uso compartido de archivos puede permitir a los participantes ver activamente el material de referencia durante y después de la reunión.
Con la colaboración en línea convirtiéndose en un nuevo estándar en la forma en que trabajamos, es importante seguir los pasos necesarios para mantener productivas sus reuniones. Involucrar activamente a los participantes, comprender las herramientas de su plataforma y aprovechar los materiales, son formas clave de lograr este objetivo. Antes de poder hacer todo esto, primero debe elegir la plataforma de reunión en línea adecuada para su equipo. Con casi 20 años de experiencia creando soluciones para ayudar a las empresas a tener éxito, Grandstream estableció y desarrolló IPVideoTalk Meetings para que sea un espacio intuitivo para reuniones en línea con funciones que están orientadas a la productividad y colaboración del equipo. Sin software que descargar, ni complementos adicionales, solo colaboración efectiva.
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