Implementando Redes de Comunicación para Escuelas
Una red de comunicación es una de las piezas de infraestructura más vitales para cualquier institución educativa. Los padres, los maestros, la administración y, a veces, incluso los estudiantes confían en esta red para mantenerse informados y productivos. La gran diversidad de usuarios en una escuela hace que la red sea más compleja en comparación con otras. Es importante crear una estrategia de llamadas entrantes antes de implementar una solución de comunicaciones unificadas para garantizar que el proceso sea fácil y optimizado para todos los involucrados. Continúe leyendo para aprender 4 consejos que lo ayudarán a crear una estrategia de entrada que sea perfecta para padres, personal y estudiantes por igual.
1. Número de marcación interna directa
Un número de marcación interna directa (DID) es una de las mejores formas de ayudar a guiar el flujo entrante de llamadas de los padres, las oficinas del distrito y otras instituciones. Un DID es un número virtual que se puede usar para asignar un número directo a un empleado o grupo de llamadas. Esta es una excelente manera de proporcionar una línea directa para los siguientes usuarios o grupos de usuarios:
- Administración escolar: los padres pueden informar ausencias y mantenerse informados sobre los eventos escolares de forma rápida y sencilla
- Directores: la oficina del distrito y el personal de la escuela pueden pasar menos tiempo tratando de conectarse con el director y más tiempo colaborando
- Consejeros: proporciona una línea directa para los estudiantes que se sienten intimidados o que requieren orientación académica
En una implementación centralizada que conecta todo un distrito escolar en una red, los DID también se pueden usar para proporcionar a cada escuela un número único.
2. Respuesta de voz interactiva (IVR)
Cuando se reciben llamadas a través de la línea principal de una escuela, se puede usar un IVR para dirigir el flujo de esas llamadas de manera adecuada sin la interacción del personal en vivo. Esto permite a la administración pasar menos tiempo contestando llamadas y más tiempo gestionando las operaciones escolares o del distrito. Las llamadas en este ejemplo se pueden enrutar a cualquiera de las extensiones DID mencionadas anteriormente, o a otros departamentos dentro de la institución que no requieren su propio DID pero que deben ser accesibles mediante llamadas externas. Un IVR también es una forma ideal de enrutar rápidamente las llamadas desde la oficina central de un distrito escolar a cualquiera de las escuelas individuales dentro de la red.
3. Patrones de llamadas al tráfico directo
Los patrones de llamadas se pueden usar para determinar automáticamente si una llamada entrante proviene de una fuente local, nacional o internacional y dirigir la llamada en consecuencia. Según su origen, estas llamadas pueden enrutarse a IVR específicos, colas de llamadas o extensiones dentro de una escuela. Por ejemplo, un distrito escolar puede garantizar que todas las llamadas del código de área local de su comunidad sean recibidas directamente por una recepcionista en vivo o enviadas a una cola de llamadas de alta prioridad. Las llamadas entrantes de los códigos de área locales suelen ser padres, empresas locales o personal que garantizan tiempos de respuesta más rápidos.
4. Redes centralizadas con capacidad de conmutación por error
La red de comunicación de un distrito generalmente está compuesta por varias escuelas que están interconectadas a través de una sola IP PBX. Es una buena práctica centralizar las redes de un distrito para crear una solución a prueba de interrupciones el sistema. Esto se puede hacer implementando PBX IP separadas en cada escuela y luego conectándolas a una PBX IP central mediante el enlace de troncales SIP. Una vez hecho esto, la IP PBX de cada escuela tendrá una ruta entrante adicional que está configurada para utilizar un enlace troncal SIP único en caso de una interrupción en la red primaria.
Los DID, IVR, priorizar el tráfico con patrones de llamadas e instalar redes centralizadas con capacidad de conmutación por error son métodos esenciales para respaldar la estrategia de llamadas entrantes de una escuela. Al utilizar correctamente estos consejos, puede crear una red de comunicaciones que respalde las operaciones de una escuela, haga que el personal sea más productivo y permita a los padres, estudiantes y miembros de la comunidad ponerse en contacto con las personas adecuadas, más rápido.